Dominio, hosting ed email aziendale: cosa deve essere intestato all'azienda

Il problema: il sito è tuo, ma il dominio no

Un'azienda di manutenzione impianti decide di rifare il sito. Il nuovo fornitore chiede una cosa semplice: l'accesso al dominio per collegare le nuove pagine. A quel punto si scopre che il dominio era stato registrato anni prima da un collaboratore esterno, a suo nome e con la sua email. Il collaboratore non lavora più con l'azienda e non risponde. Nel frattempo le email aziendali, che passano dallo stesso dominio, rischiano di smettere di funzionare alla prossima scadenza.

Non è un caso raro. Nelle PMI il dominio, l'hosting e le caselle email vengono spesso attivati in fretta, da chi in quel momento sa come farlo: il nipote esperto di computer, un ex dipendente, il fornitore del primo sito. Finché tutto funziona nessuno ci pensa. Il problema emerge quando serve cambiare qualcosa.

Perché succede: tre pezzi diversi che sembrano uno solo

Chi non lavora nel settore tende a pensare al "sito" come a un'unica cosa. In realtà sono almeno tre pezzi distinti, spesso comprati da fornitori diversi:

• Il dominio (per esempio tuaazienda.it): è il nome. Si registra presso un registrar e ha un titolare, che per i .it si chiama assegnatario.
• L'hosting: è lo spazio sul server dove stanno i file del sito. Si può cambiare senza cambiare dominio.
• L'email: le caselle nome@tuaazienda.it. Possono stare sullo stesso hosting o su un servizio separato, ma dipendono sempre dal dominio.

A questi si aggiungono gli account collegati: il Profilo dell'attività su Google, gli strumenti di statistica, le pagine social. Ognuno ha un proprietario e uno o più amministratori.

L'errore più comune è confondere chi gestisce con chi possiede. È normale che un'agenzia gestisca tecnicamente dominio e hosting. Non è normale che ne risulti titolare al posto dell'azienda.

Cosa dicono le regole su domini e trasferimenti

Domini .it

I domini .it sono gestiti dal Registro .it, presso l'Istituto di Informatica e Telematica del CNR di Pisa. Per cambiare registrar a un dominio .it serve il codice AuthInfo, che il registrar consegna all'assegnatario al momento della registrazione. Se l'hai perso, si chiede al registrar; se il registrar non si trova o non lo fornisce, l'assegnatario può rivolgersi direttamente al Registro.

Attenzione a un punto: modificare i dati dell'assegnatario (indirizzo, email, telefono) non cambia il soggetto a cui il dominio è intestato. Per passare il dominio da una persona all'azienda serve un'operazione di cambio assegnatario, che si fa tramite un registrar.

Domini .com e altri generici

Per i domini generici come .com valgono le regole di ICANN. Il codice di autorizzazione si chiede al registrar, che secondo le FAQ di ICANN deve fornirlo entro 5 giorni dalla richiesta. Un trasferimento non si può avviare prima che siano passati 60 giorni dalla registrazione o da un trasferimento precedente. La scadenza del dominio, da sola, non è un motivo valido per rifiutare il trasferimento.

In entrambi i casi il punto è lo stesso: chi è titolare del dominio e riceve le comunicazioni ha in mano le chiavi. Se quella persona non è più raggiungibile, ogni operazione diventa lenta e complicata.

Il metodo in 6 passi per rimettere ordine

1. Scopri chi è il titolare oggi

Fai una ricerca WHOIS sul tuo dominio (per i .it dal sito del Registro, per gli altri dal servizio di ricerca del tuo registrar) e controlla a chi risulta intestato. Se non vedi i dati, chiedi al fornitore che lo gestisce di mostrarti il pannello o una schermata con titolare e scadenza.

2. Fai intestare tutto alla società

Il titolare del dominio deve essere l'azienda, con un'email aziendale di riferimento che non dipenda da una singola persona (per esempio amministrazione@ o un indirizzo generico controllato da più persone). Se oggi risulta intestato a un ex collaboratore o a un fornitore, chiedi formalmente il cambio, per iscritto.

3. Recupera il codice di trasferimento e conservalo

Chiedi il codice AuthInfo al registrar e conservalo in un posto sicuro accessibile all'azienda, non nella casella personale di qualcuno. Non devi per forza cambiare fornitore: devi solo poterlo fare se un giorno servirà.

4. Metti le credenziali in un luogo condiviso

Accessi al pannello del dominio, all'hosting, alle caselle email e agli account Google vanno custoditi in un gestore di password aziendale o in un documento protetto, con almeno due persone che possono accedere. Quando un dipendente o un fornitore se ne va, le password si cambiano.

5. Controlla scadenze e rinnovi

Annota la data di scadenza del dominio e dell'hosting e verifica che il rinnovo sia attivo con un metodo di pagamento aziendale valido. Un dominio non rinnovato può far smettere di funzionare in un colpo sito ed email.

6. Documenta come è collegato tutto

Basta una pagina: dove è registrato il dominio, dove sta il sito, dove stanno le email, chi è amministratore di ogni account, chi chiamare in caso di problema. Quando rifarai il sito, o cambierai fornitore, ti farà risparmiare giorni. Se stai valutando un rifacimento, nella nostra guida su quanto costa un sito aziendale trovi anche cosa chiedere nei preventivi su dominio e hosting.

Cosa aspettarsi, in modo onesto

Se tutto è già intestato all'azienda, il controllo richiede un'ora. Se il dominio è a nome di qualcuno che non risponde, servono pazienza, richieste scritte e a volte il coinvolgimento del registrar o del Registro: non è un'operazione immediata. Per questo conviene farla adesso, a mente fredda, e non il giorno in cui le email smettono di arrivare.

Un buon fornitore non ha nulla da temere da questa verifica: gestisce per te, ma ti lascia sempre le chiavi. Quando progettiamo un sito web aziendale, mettere in chiaro intestazioni e accessi è uno dei primi passi.

Domande frequenti

Cosa succede se il dominio è intestato all'agenzia che ha fatto il sito?

Formalmente il titolare è l'agenzia. Chiedi per iscritto il cambio di intestazione alla società: un fornitore corretto non ha motivo di rifiutare. Per i .it l'operazione si chiama cambio assegnatario e passa da un registrar.

Dove trovo il codice AuthInfo?

Per i domini .it lo consegna il registrar all'assegnatario al momento della registrazione. Se l'hai perso chiedilo al registrar; se il registrar non risponde, l'assegnatario può rivolgersi al Registro .it.

Se cambio hosting perdo il dominio o le email?

No, se il dominio resta a tuo nome. Hosting, dominio ed email sono pezzi separati: cambiando hosting vanno solo aggiornati i collegamenti (i record DNS) e spostati sito e caselle con un minimo di pianificazione.

Posso trasferire un .com appena registrato?

Secondo le regole ICANN un trasferimento tra registrar si può avviare solo dopo 60 giorni dalla registrazione o da un trasferimento precedente.