Fiere di settore: come preparare i contatti prima e richiamarli dopo

Il problema: torni dalla fiera con 80 biglietti da visita e non succede niente

Hai un'azienda che installa e assiste cucine professionali. Hai pagato lo stand, il trasporto, due notti d'albergo e tre giorni di lavoro di due persone. Torni in ufficio con una busta piena di biglietti da visita, qualche foto scattata al volo e la sensazione di aver parlato con tanta gente interessante.

Poi arriva il lunedì. Gli interventi arretrati, le telefonate, i preventivi da chiudere. La busta resta sulla scrivania. Dopo tre settimane qualcuno manda una mail generica a tutti: "È stato un piacere conoscerla". Risponde quasi nessuno, perché nel frattempo chi ti aveva fermato allo stand non si ricorda più chi sei.

La fiera non è andata male. È andato male il prima e il dopo. Ed è lì che si decide se quei tre giorni diventano lavoro.

Perché le fiere rendono meno di quanto potrebbero

• Si arriva senza una lista. Si aspetta che passi qualcuno, invece di fissare prima gli incontri con le aziende che interessano davvero.
• Allo stand non si prende nota di niente. Il biglietto da visita dice chi è la persona, non cosa le serve. Dopo una settimana non distingui più il ristoratore curioso dal responsabile acquisti di una catena di hotel che deve rifare tre cucine.
• Il ricontatto arriva tardi ed è uguale per tutti. Una mail generica dopo settimane vale poco, anche se il contatto era ottimo.
• Nessuno è responsabile del dopo. In fiera ci va il titolare, i contatti restano a lui, ma lui non ha tempo di richiamarli.

Il metodo in 6 passi

1. Un mese prima: decidi per cosa vai

Scrivi su un foglio l'obiettivo in una riga. Per esempio: "Incontrare 15 responsabili tecnici di hotel e catene della ristorazione del Centro Italia e fissare almeno 5 sopralluoghi entro dicembre". Un obiettivo così ti dice chi cercare, cosa portare e come misurare se la fiera è servita. Se non sai descrivere il cliente giusto, parti da qui: come descrivere il cliente ideale B2B in una pagina.

2. Tre settimane prima: prepara la lista e fissa gli incontri

Guarda l'elenco espositori e, se l'organizzatore lo pubblica, il programma dei convegni. Poi costruisci una lista di 30–50 aziende che ti interessano: espositori complementari (chi vende attrezzature e non fa assistenza, per esempio), aziende della tua zona che probabilmente visiteranno, clienti attuali da salutare. Scrivi a ciascuna un messaggio breve e personale: chi sei, perché vale la pena vedersi, due orari possibili allo stand. Anche tre o quattro incontri fissati cambiano il valore della giornata.

Per le fiere con carattere internazionale o nazionale, le Regioni pubblicano ogni anno il calendario ufficiale delle manifestazioni: è utile per pianificare con anticipo e non scoprire una fiera di settore quando è già passata.

3. Allo stand: una scheda contatto da 30 secondi

Il biglietto da visita non basta. Prepara una scheda contatto, su carta o meglio su un modulo dal telefono, con pochi campi da compilare subito dopo ogni conversazione:

• nome, azienda, ruolo;
• cosa gli serve, in una frase ("rifare la cucina dell'hotel entro marzo");
• quanto è caldo: A progetto concreto con tempi, B interessato senza urgenza, C solo curioso;
• cosa gli hai promesso: un preventivo, una scheda tecnica, una chiamata;
• chi lo richiama e entro quando.

Se chi ti lascia i dati vuole ricevere anche newsletter o comunicazioni periodiche, chiedilo in modo esplicito e annotalo. Per il resto vale quello che abbiamo spiegato in GDPR e contatti B2B: in caso di dubbio chiedi al tuo consulente privacy.

4. La sera stessa: tutto in un unico posto

Ogni sera, in albergo, i contatti della giornata vanno in un unico elenco condiviso: un foglio di calcolo o, meglio, il CRM. Dieci minuti a fine giornata valgono più di un pomeriggio intero la settimana dopo, quando i ricordi sono confusi. Alle schede aggiungi una foto del biglietto e una nota su quello che vi siete detti.

5. Entro 48 ore: richiama prima i contatti A

I contatti A si richiamano al telefono, non con una mail generica. Ricorda di cosa avete parlato, manda quello che avevi promesso e proponi un passo concreto: un sopralluogo, una chiamata con il tecnico, un preventivo indicativo. I contatti B ricevono una mail personale con un contenuto utile (una scheda, un esempio di lavoro simile). I C entrano nella lista per le comunicazioni successive, se hanno dato il consenso.

6. Nelle 6 settimane dopo: un follow-up programmato

Una mail non basta quasi mai. Decidi prima della fiera la sequenza: per esempio una chiamata entro 2 giorni, un messaggio dopo 10 giorni, un secondo contatto dopo un mese. Mettila in calendario o nel CRM, con un nome accanto a ogni contatto. Su quante volte ricontattare senza diventare insistenti trovi una guida qui: follow-up commerciale.

Cosa aspettarsi, in modo onesto

Una fiera ben preparata non garantisce contratti. Nel B2B tecnico i tempi di decisione sono lunghi: un hotel che ti ha conosciuto a ottobre può firmare a primavera, quando ha il budget. Quello che cambia con questo metodo è che nessun contatto buono si perde per disordine e che dopo sei settimane sai con precisione quanti sopralluoghi e preventivi sono nati dalla fiera. È il dato che ti serve per decidere se tornarci l'anno prossimo.

Se partecipi a fiere internazionali, chiedi anche al tuo commercialista se puoi accedere agli strumenti pubblici dedicati, come la linea di finanziamento agevolato di SIMEST per fiere ed eventi: requisiti e condizioni vanno sempre verificati prima di iscriversi.

Il passo successivo è non dipendere solo dalle fiere: con una lista di aziende costruita e aggiornata tutto l'anno, i contatti nati in fiera si sommano a quelli che cerchi ogni settimana. È il lavoro che facciamo con KRELIA, il nostro servizio di CRM e ricerca lead B2B.

Domande frequenti

Meglio raccogliere i contatti su carta o con il telefono?

Va bene tutto, purché la scheda abbia sempre gli stessi campi e la sera i contatti finiscano in un unico elenco. Un modulo dal telefono collegato a un foglio di calcolo o al CRM evita di ricopiare tutto al rientro.

Quanto tempo dopo la fiera devo richiamare i contatti?

I contatti con un progetto concreto conviene richiamarli entro due giorni lavorativi, quando si ricordano ancora della conversazione. Gli altri possono ricevere una mail personale nella prima settimana.

Posso mandare la newsletter a chi mi ha lasciato il biglietto da visita?

Il biglietto lasciato per ricevere un preventivo non equivale automaticamente al consenso per comunicazioni periodiche. Chiedi in modo esplicito se vuole riceverle, annotalo nella scheda e, nei casi dubbi, confrontati con il tuo consulente privacy.

Come capisco se una fiera è valsa la spesa?

Conta quanti sopralluoghi, preventivi e contratti nascono dai contatti della fiera nei mesi successivi e confrontali con il costo totale, comprese le giornate di lavoro. Per farlo serve aver segnato l'origine di ogni contatto fin dal primo giorno.