Firma email aziendale: cosa inserire, cosa evitare e quali dati sono obbligatori

Il problema: email che non dicono chi sei

Un'azienda che installa e assiste cucine professionali manda ogni giorno decine di email: preventivi, conferme di intervento, solleciti. Ogni tecnico ha la sua firma. Uno scrive solo "Marco", un altro ha un'immagine pesante che dal telefono non si carica, il titolare ha ancora il vecchio numero di fisso. Il cliente che vuole richiamare deve cercare il numero sul sito. Il responsabile acquisti di un hotel, che riceve offerte da tre fornitori, non capisce nemmeno quale sia la ragione sociale.

La firma email è il biglietto da visita che spedisci più spesso. La legge chi deve richiamarti, chi deve inserirti in anagrafica fornitori, chi deve girare il tuo preventivo al titolare. Se è incompleta o disordinata, lavora contro di te in ogni messaggio.

Perché le firme diventano un disordine

• Ognuno la fa da sé. Nessuno ha dato un modello, quindi ogni persona copia quella di un collega e la modifica.
• Nessuno la aggiorna. Cambiano numero, indirizzo, sito o logo, ma le firme restano quelle di cinque anni fa.
• Si mette troppo. Banner promozionali, tre loghi di certificazioni, citazioni, icone di tutti i social, avvisi legali lunghi mezza pagina.
• Si mette troppo poco. Solo il nome, oppure solo il testo automatico "Inviato da iPhone".
• Si fa tutto con un'immagine. La firma intera è un file grafico: bella sul computer di chi l'ha creata, ma il testo non si può copiare, alcuni programmi la bloccano e dal telefono spesso non si vede.

Cosa dice la legge per le società

Se la tua azienda è una società iscritta al registro delle imprese, l'articolo 2250 del codice civile stabilisce che negli atti e nella corrispondenza vanno indicati la sede, l'ufficio del registro delle imprese presso cui è iscritta e il numero di iscrizione. Per SpA, SAPA e SRL va indicato anche il capitale sociale effettivamente versato, quale risulta dall'ultimo bilancio. Per SpA e SRL va indicato se c'è un unico socio, e in caso di scioglimento va scritto che la società è in liquidazione.

Le email rientrano nella corrispondenza? Secondo l'interpretazione di Assonime, riportata dalla stampa specializzata quando la norma è stata estesa alle comunicazioni telematiche, vi rientrano tutti gli atti di comunicazione e la corrispondenza inviata a un destinatario determinato, esterno alla società. L'omissione è punita con una sanzione amministrativa prevista dall'articolo 2630 del codice civile.

In pratica: per una società, la firma email è il posto più comodo per riportare questi dati una volta per tutte. Per la tua situazione specifica (ditta individuale, società di persone, forma giuridica particolare) chiedi conferma al tuo commercialista: è una verifica di cinque minuti.

Il metodo in 5 passi

1. Decidi i dati personali, uguali per tutti

Per ogni persona servono poche righe, sempre nello stesso ordine:

• nome e cognome;
• ruolo, scritto in modo che il cliente capisca a cosa serve chiamarti (per esempio "Assistenza tecnica refrigerazione", non una sigla interna);
• un numero diretto o il cellulare di lavoro, se la persona deve essere richiamata;
• l'email, scritta per esteso: quando il messaggio viene inoltrato, l'indirizzo del mittente a volte si perde.

2. Aggiungi i dati aziendali, compresi quelli obbligatori

Sotto i dati personali metti il blocco aziendale: ragione sociale completa, indirizzo della sede, telefono principale, sito web. Se sei una società, aggiungi in una riga piccola i dati dell'articolo 2250: registro imprese e numero di iscrizione, capitale sociale versato, eventuale socio unico. Molte aziende aggiungono anche partita IVA e codice fiscale, che fanno comodo a chi deve inserirti in anagrafica.

3. Scegli la grafica giusta: poca

Una firma ben fatta è quasi tutta testo. Il logo piccolo va bene, a patto che sia leggero e che la firma resti leggibile anche se l'immagine non viene caricata. Usa i colori e il carattere della tua immagine coordinata, ma con misura: un colore per il nome, il resto in grigio scuro. Niente sfondi colorati, niente testo dentro le immagini.

4. Togli quello che non serve

• icone di social che non aggiorni;
• banner promozionali fissi, che dopo un mese nessuno guarda più;
• frasi motivazionali e citazioni;
• avvisi legali lunghi copiati da altre aziende. Se pensi di averne bisogno, fallo scrivere breve dal consulente che segue la tua privacy, invece di incollare testi trovati online.

5. Prevedi tre versioni e un responsabile

Servono di solito tre versioni: la firma completa per il primo messaggio, una firma breve (nome, ruolo, telefono) per le risposte dentro la stessa conversazione, e una versione per il telefono, perché molti tecnici scrivono dal cantiere. Poi scegli una persona che tiene il modello aggiornato e lo distribuisce quando cambia qualcosa. Se il tuo programma di posta lo permette, gli amministratori possono impostare la firma per tutti: chiedilo a chi gestisce le caselle.

Un esempio di struttura

Ecco come potrebbe essere organizzata la firma di un tecnico di un'azienda di refrigerazione commerciale. I dati sono di esempio:

Luca Bianchi · Assistenza tecnica celle frigorifere
Cell. 333 000 0000 · luca.bianchi@nomeazienda.it
Nome Azienda Srl · Via Esempio 1, 50100 Firenze · Tel. 055 000 0000 · nomeazienda.it
Reg. Imprese di Firenze n. 00000000000 · Cap. soc. 10.000 € i.v.

Quattro righe, nessuna immagine obbligatoria, tutto quello che serve per richiamare, registrare il fornitore e rispettare la norma.

Errori da evitare quando scrivi dal telefono

La firma automatica dello smartphone ("Inviato da...") dice al cliente solo quale telefono usi. Sostituiscila con la versione breve: nome, azienda, numero. Controlla anche che l'indirizzo che usi dal telefono sia quello aziendale e non una casella personale: se il tecnico lascia l'azienda, i contatti dei clienti devono restare all'azienda. Ne abbiamo parlato nell'articolo su dominio, hosting ed email aziendale.

Cosa aspettarsi, in modo onesto

Una firma ordinata non porta clienti da sola. Fa però tre cose concrete: rende facile richiamarti, ti fa sembrare un'azienda organizzata a chi ancora non ti conosce e ti mette in regola con i dati che una società deve indicare. È un lavoro di un'ora, che poi lavora in ogni email che mandi. Se le firme della tua azienda sono una diversa dall'altra, di solito è il segnale che manca un'identità visiva chiara anche altrove: biglietti, preventivi, sito.

Domande frequenti

La firma email è obbligatoria per un'azienda?

La firma in sé non è prevista da una norma, ma per le società iscritte al registro delle imprese l'art. 2250 del codice civile chiede di indicare nella corrispondenza sede, registro imprese e numero di iscrizione (e, per SpA, SAPA e SRL, il capitale versato). La firma email è il modo più semplice per farlo. Per il tuo caso specifico verifica con il commercialista.

Cosa deve esserci nella firma email di una SRL?

Oltre a nome, ruolo e contatti: ragione sociale, sede, ufficio del registro delle imprese e numero di iscrizione, capitale sociale effettivamente versato e, se è il caso, l'indicazione di socio unico.

Posso fare la firma email come un'unica immagine?

È meglio di no: il testo non si può copiare, alcuni programmi bloccano le immagini e dal telefono spesso non si vede. Usa il testo per tutte le informazioni e al massimo un logo piccolo e leggero.

Serve il disclaimer sulla privacy in fondo alle email?

Dipende dalle esigenze della tua azienda. Evita di copiare testi lunghi trovati online: se ritieni che serva, fallo scrivere breve dal consulente che segue la tua privacy.